PME : les réunions sont-elles vraiment utiles ?

Le phénomène de réunionite : pas si cliché…

Dans un sondage IFOP de 2018, l’éditeur Wisembly¹ a montré que les cadres français passent en moyenne 27 jours en réunion chaque année – soit potentiellement plus de temps qu’en vacances ! Cette durée ne cesse d’ailleurs d’augmenter, avec 3 jours de plus qu’en 2016. En revanche, le temps moyen passé en réunion aurait, lui, plutôt tendance à baisser.  Bonne nouvelle ? Oui et non : les réunions sont certes moins longues qu’auparavant, mais elles sont plus nombreuses. Quand on sait que 85 % des employés français s’estiment plus productifs quand ils restent à leur poste, selon une étude Sharp de 2017², la pertinence de certains meetings spontanés ou récurrents doit être questionnée. D’autant que le coût financier lié au temps passé en réunion est estimé à 3 000 euros par salarié chaque année.

Un rituel qui reste indispensable

Pour autant, pas question de se passer de vraies réunions présentielles : elles sont vitales pour faire vivre la culture d’entreprise en interne. Les échanges directs sont en outre essentiels en matière de management. Qu’il le veuille ou non, un manager ne fait pas passer les mêmes messages à ses collaborateurs par email ou en face à face. Tout l’enjeu consiste donc à trouver le bon équilibre entre le format des réunions, leur fréquence et leur durée.

Quelles bonnes pratiques pour viser l’efficacité ?

1. Préférer un stand-up meeting quotidien à une interminable réunion hebdomadaire

Le principe : une réunion d’équipe de 10 minutes chaque matin qui se tient impérativement debout, où chacun explique brièvement le contenu de sa journée de travail à venir et exprime les potentielles difficultés auxquelles il sera confronté. Une manière d’assurer une communication fluide entre les collaborateurs et de résoudre les problèmes.

2. Partager les informations clés en amont des réunions

L’objectif principal d’un meeting devrait toujours être le même : confronter des points de vue et des idées puis arbitrer. Or, lors des réunions, les participants passent généralement trop de temps à écouter des informations qu’ils connaissent déjà ou dont ils auraient facilement pu prendre connaissance au préalable – et pas assez à partager leur expertise pour prendre les bonnes décisions. Transmettre les éléments de contexte par email à toutes les parties prenantes en amont d’une réunion est donc une bonne pratique à systématiser pour pouvoir se concentrer sur les validations et prises de décisions.

3. Encourager l’utilisation de solutions collaboratives

Selon Sharp, un tiers des employés de bureau profitent des réunions pour gérer leurs emails. Si les salariés sont tant déconcentrés et dispersés, c’est avant tout, car on ne leur donne pas assez la parole. Des outils collaboratifs comme Kahoot permettent d’animer et de rythmer les échanges de manière ludique et efficace, à travers des sondages et des quiz, etc. Objectif : parvenir rapidement à un compromis.

4. S’équiper de nouveaux outils de travail

D’autres outils digitaux permettent de réduire ou d’éviter les réunions. Les chats d’entreprise, comme Slack ou Microsoft Teams intègrent des fonctionnalités à la fois simples et terriblement efficaces pour échanger et collaborer en temps réel, quels que soient vos logiciels métiers. Quant aux solutions comme Trello ou Asana, elles permettent de faciliter la gestion de projets à plusieurs et à distance. Tous ces outils permettent d’optimiser le processus de prise de décision, de garder une trace des échanges et d’aller droit au but. Le rythme des réunions est ainsi allégé.

5. Instaurer un meeting-free day

Jamais de réunion le mercredi, par exemple. Une règle utile permettant aux collaborateurs de mieux organiser leur semaine de travail. Ils peuvent ainsi anticiper les créneaux libres dans leur agenda pour avancer sur les dossiers de fond qui demandent calme et concentration. Cette organisation est particulièrement pertinente pour les entreprises qui veulent encourager le nomadisme ou le télétravail.

6. Mettre en place une charte 

Certaines PME ont instauré des règles pour promouvoir le droit à la déconnexion. De la même façon, elles peuvent créer une charte pour encadrer le fonctionnement des réunions internes et favoriser leur efficacité. Parmi les éléments à intégrer :  

• temps maximum conseillé pour les sessions plénières,
• formats et outils alternatifs recommandés,
• personnes indispensables pour la prise de décisions,
• obligation de définir des objectifs pour chaque réunion,
• horaires à respecter pour maintenir la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle, etc.

 
Objectif : s’entendre sur des principes communs et redorer le blason des réunions en tant qu’espace d’échange fédérateur.
 

Sources :
¹ www.ifop.com
² app.emarketeer.com