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Flex office : comment favoriser la qualité de vie au travail et booster la performance ?

Un poste fixe attitré n’est occupé qu’à 60 % en moyenne ! Et ce taux risque de baisser encore, la situation sanitaire actuelle entraînant une généralisation du télétravail ainsi que des normes strictes de distanciation sociale. Dans ce contexte, le flex office, qui consiste à ne pas attribuer de postes de travail nominatifs, peut permettre d’optimiser l’immobilier de bureaux. À condition, cependant, de respecter quelques impératifs.

Au-delà des aspects immobiliers, le flex office permet aussi de se mettre « en mouvement », puisqu’en changeant de place régulièrement, les équipes rencontrent des collègues en dehors du cercle habituel, remettent en question la routine, gagnent en liberté et développent leur créativité – choix de l’endroit le plus propice pour la tâche à réaliser, nécessité et format des réunions physiques, invention de nouveaux modes de collaboration pour les équipes dispersées, etc. Alors que 72 %1 des salariés français plébiscitent le télétravail partiel, le flex office a toute sa place dans une meilleure organisation du travail. Voici quelques clés pour le mettre en œuvre d’une manière qui soit réellement porteuse de valeur.

Maintenir la convivialité et le sentiment d’appartenance 

À défaut de se croiser tous les jours à la machine à café, les équipes ont besoin de conserver des moments informels de partage. Physiques (séminaires, jour fixe de présence pour l’ensemble de l’équipe) ou virtuels (réseaux sociaux d’entreprise, visioconférence), ces temps de cohésion sont indispensables pour maintenir le lien. Le flex office questionne également la pratique des réunions : leur format doit être digitalisé et raccourci, de manière à optimiser la circulation de l’information, l’expression de chacun et la prise de décision.
En amont, engager et impliquer les équipes dans la mise en place du flex office est le meilleur moyen d’assurer une pratique sereine de ce mode de travail.
 

Réinventer l’espace de travail

 Pour ce qui est de l’espace physique, il est important que les collaborateurs qui le souhaitent puissent laisser au bureau quelques effets personnels, dans des casiers, par exemple. Par ailleurs, la cohabitation de collaborateurs aux rythmes et modalités de travail hétérogènes peut rapidement se révéler contre-productive. Des ambiances spécifiques doivent donc être prévues pour chaque usage – travail individuel, réunions, appels téléphoniques, pause, brainstorming, etc.
En ce qui concerne l’espace digital, les collaborateurs doivent rapidement l’investir, une fois installés : ils attendent donc une connectique impeccable, un réseau wi-fi fiable, des outils sur le Cloud pour être accessibles de n’importe où, et des réseaux sociaux d’entreprise fluides.

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Former les managers

La dispersion des équipes, ajoutée à la dématérialisation de l’espace, bouleverse les pratiques en place. Piloter ses équipes indépendamment du lieu de travail des uns et des autres devient un véritable exercice d’équilibriste, comme l’a montré le confinement : il s’agit d’être attentif aux impacts individuels sans faire de micro-management, de conserver une part d’informel sans asymétrie d’information, d’être présent sans surveiller. Tout un art !
Le flex office requiert donc de la part du manager un nouveau rôle, qu’il ne peut cependant pas porter seul. Il doit être sensibilisé à ces enjeux, formé pour y répondre, et accompagné dans sa posture managériale. Une réflexion de fond qui s’impose donc à l’organisation tout entière.

 

Sources :
1  Chiffre issu de l’Observatoire des rythmes de travail 2020, étude réalisée par Ipsos pour Welcome to the jungle

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