• L'usage d'un logiciel de caisse n'est pas obligatoire : vous pouvez suivre vos encaissements autrement, notamment sur papier ou via un tableur.

• Si vous utilisez un logiciel de caisse, celui-ci doit être sécurisé et certifié si vous êtes assujetti à la TVA et que vous réalisez des transactions auprès de particuliers.

• Vous pouvez utiliser un logiciel de caisse certifié par un organisme accrédité ou un système auto-certifié par l'éditeur.

Non, la réglementation n’impose pas aux commerçants d’acheter ou d’utiliser une caisse enregistreuse, un logiciel de caisse ou un système d’encaissement informatisé. Le choix de s’équiper ou non d’un tel système appartient au professionnel¹.

Vous disposez d’ailleurs d’autres solutions pour suivre vos encaissements sans nécessairement utiliser un logiciel ou un système de caisse entrant dans le champ du dispositif. Vous pouvez notamment² :

• tenir un livre de caisse sur papier en enregistrant vos recettes et vos encaissements ;

• utiliser un tableur simple, sans fonctionnalités automatisées assimilables à celles d’un logiciel de caisse ;

• enregistrer directement les opérations dans votre système comptable, lorsque le paiement génère automatiquement et immédiatement une écriture comptable ;

• utiliser un tiroir-caisse, une calculatrice ou un autre dispositif qui ne mémorise pas informatiquement les opérations. 

Toutefois, même si vous n'utilisez pas de logiciel de caisse ou de caisse enregistreuse, vous restez soumis aux obligations comptables générales. Vous devez notamment pouvoir enregistrer et justifier vos recettes conformément aux règles applicables à votre activité.

Vous utilisez un logiciel de caisse permettant d'automatiser et mémoriser les opérations d'encaissement ? Vous pouvez être soumis, sous conditions, à l'obligation d'utiliser une solution certifiée¹. 

Les commerces et e-commerces assujettis à la TVA

Depuis le 1^er janvier 2018, vous avez l'obligation d'utiliser un système de caisse sécurisé si vous remplissez 3 conditions :

• vous utilisez un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les paiements de vos clients ;
• vous êtes assujetti à la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) ;
• vous réalisez des transactions avec des clients particuliers : des ventes ou des prestations de services par exemple. 

Cette obligation concerne à la fois les commerces physiques et les e-commerces remplissant ces trois conditions. De nombreuses activités peuvent donc avoir l’obligation d’utiliser un système de caisse certifié, comme les restaurants, les salons de coiffure ou encore les commerces de bouche (boulangeries, boucheries, etc.).

Les professionnels dispensés

Les entreprises et autres commerçants indépendants peuvent ne pas être soumis à cette obligation. C’est le cas notamment si :

• vous n'utilisez pas de logiciel de caisse permettant d’automatiser et de mémoriser les encaissements ;
• vous êtes en franchise en base de TVA, comme c’est notamment le cas de nombreux micro-entrepreneurs ;
• vous réalisez des transactions uniquement auprès de clients professionnels ;
• vous effectuez uniquement des opérations non soumises à la TVA ;
• vous bénéficiez du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.

Un logiciel de caisse est un système informatique capable de mémoriser et d’enregistrer les paiements reçus en contrepartie de ventes ou de prestations, sans que chaque règlement génère nécessairement, instantanément et automatiquement une écriture dans la comptabilité.

Si vous êtes soumis à l'obligation d'utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié, celui-ci doit remplir 4 conditions énumérées par l'article 286 du code général des impôts.

1. Inaltérabilité : une opération enregistrée ne doit pas pouvoir être supprimée ou modifiée sans laisser de trace.
2. Sécurisation : les données d’origine et les éventuelles corrections doivent être protégées.
3. Conservation : les données détaillées et récapitulatives doivent être conservées dans les conditions prévues par la réglementation.
4. Archivage : le système doit permettre de figer périodiquement les données et de garantir leur intégrité dans le temps.

L’objectif est notamment de rendre impossible la dissimulation de recettes par la suppression ou la modification discrète de transactions déjà enregistrées.

Bon à savoir. Un TPE utilisé seul n’est pas considéré comme un logiciel ou un système de caisse soumis à cette obligation. En revanche, un système qui associe paiement et fonctionnalité de caisse mémorisant les règlements peut entrer dans le dispositif.

Vous disposez de deux solutions pour justifier la conformité de votre logiciel de caisse : un système certifié par un organisme accrédité ou un système pour lequel l'éditeur a produit une attestation individuelle de conformité. 

Caisse enregistreuse : la certification NF525 d'Infocert ou le certificat LNE

Vous pouvez tout d'abord utiliser un logiciel de caisse ayant obtenu une certification délivrée par un organisme accrédité. En pratique, 2 dispositifs de certification sont couramment utilisés en France³ :

• la certification NF525 portée par Afnor Certification avec Infocert comme secrétariat technique ;
• la certification des systèmes de caisse du LNE, délivrée par le Laboratoire national de métrologie et d’essais.

Opter pour une solution certifiée par un organisme indépendant vous permet d’avoir une garantie externe que le logiciel respecte bien les exigences légales. Cette certification réduit également les risques d’erreur ou de non-conformité en cas de contrôle fiscal, en apportant une preuve reconnue par l’administration. Enfin, elle offre une certaine tranquillité d’esprit au quotidien, en s’appuyant sur un outil déjà validé.

Bon à savoir. Vous pouvez utiliser le moteur de recherche du LNE ou le moteur de recherche d'Infocert pour identifier un logiciel de caisse certifié.

Un logiciel auto-certifié par l'éditeur

À défaut, vous pouvez également utiliser un logiciel de caisse pour lequel l'éditeur a lui-même fourni une attestation individuelle : on parle aussi de solution auto-certifiée. À travers ce document, l’éditeur atteste que le système est conforme à la réglementation et respecte notamment les 4 conditions énumérées précédemment : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.

L’attestation doit respecter le modèle et les exigences fixés par l’administration. Elle doit notamment être individuelle, identifier précisément le logiciel et sa version et confirmer le respect des 4 conditions légales. Une simple mention « conforme à la réglementation » dans les conditions générales de vente ou sur le site de l’éditeur ne constitue pas, à elle seule, une attestation valable. 

Bon à savoir. Le modèle d’attestation comprend également un volet à compléter et à signer par l’entreprise utilisatrice. En cas de contrôle, les 2 volets doivent pouvoir être présentés à l’administration.

Plusieurs réflexes sont indispensables pour vous assurer que votre logiciel de caisse est conforme à la réglementation, mais aussi adapté aux besoins réels de votre commerce. Pensez notamment à :

• sélectionner les fonctionnalités réellement utiles : gestion des stocks, facturation, fidélité, comptabilité, e-commerce, gestion de plusieurs boutiques, statistiques, etc. ;
• contrôler les modalités de sauvegarde, de conservation et d’archivage des données ;
• vérifier la possibilité d’exporter et de récupérer vos données si vous changez de prestataire ;
• anticiper les mises à jour et les évolutions réglementaires ;
• tenir compte de la qualité du support technique, particulièrement si votre activité dépend quotidiennement de la caisse ;
• demander le certificat ou l’attestation individuelle prouvant la conformité du logiciel ;
• vérifier que le justificatif correspond bien à la version que vous utilisez.

Il est également important de vérifier la compatibilité du logiciel de caisse avec vos autres outils : votre caisse tactile et votre Terminal de paiement électronique (TPE) par exemple.

Le prix d’un logiciel de caisse certifié ou auto-certifié dépend de nombreux critères, dont :

• les fonctionnalités proposées (gestion des stocks, fidélité, comptabilité, etc.) ;
• le secteur d’activité (commerce de bouche, restauration, e-commerce, etc.) ;
• le nombre de points de vente ;
• le matériel nécessaire (tablette, imprimante, tiroir-caisse, etc.) ;
• les éventuels coûts supplémentaires (matériel, installation, maintenance, etc.).

Pensez à comparer plusieurs solutions avant de vous équiper, mais également à vérifier que le logiciel est bien adapté à votre activité.

La loi de finances pour 2025 avait supprimé la possibilité pour les éditeurs de justifier la conformité de leurs logiciels au moyen d’une simple attestation. L’objectif : imposer à terme l’usage d’un système disposant d’une certification par un organisme accrédité. Cette évolution devait intervenir en 2026⁴.

Toutefois, la loi de finances pour 2026 est revenue sur cette mesure. Il reste donc possible d'utiliser un logiciel de caisse pour lequel l'éditeur a produit une attestation individuelle de conformité.