Nouvelle déclaration d'embauche, mode d'emploi

 
06/10/2011
Nouvelle déclaration d'embauche
Quels changements à partir du 1er août 2011 ?

Jusqu'au 31 juillet 2011, tout employeur qui recrutait un nouveau salarié devait remplir à la fois :

  • une déclaration unique d'embauche (DUE)
  • et une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) incluse dans la DUE.

Ces deux documents n'exigeaient pas les mêmes informations et les mêmes délais d'envoi.

Depuis le 1er août 2011, la DUE a disparu et a été remplacée par une DPAE améliorée.

Celle-ci permet de :

  • immatriculer le travailleur salarié non agricole au régime général de la sécurité sociale
  • immatriculer le travailleur salarié non agricole à la CPAM et le salarié agricole à la MSA
  • affilier l'employeur au régime d'assurance chômage
  • demander l'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
  • demander un examen médical d'embauche.

 

Les informations demandées dans la nouvelle DPAE

Les éléments suivants sont désormais requis :

  • dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la Sécurité sociale
  • nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale
  • type et durée du contrat
  • durée de la période d'essai le cas échéant pour les contrats supérieurs à 6 mois
  • date et heure de l'embauche.

 

Le délai d’envoi et le choix de l’organisme destinataire

La nouvelle DPAE doit être envoyée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche :

  • Soit à l'organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale dans le ressort territorial duquel est situé l'établissement devant employer le salarié.
  • Soit, s'il s'agit d'un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole du lieu de travail de ce salarié.

 

La procédure pour transmettre la DPAE

Le décret du 16 juin 2011 souhaite privilégier la transmission par voie électronique. Pour les employeurs relevant du régime général de la Sécurité sociale et préalablement inscrits à un service d'authentification, la formalité de DPAE est considérée comme accomplie si les éléments suivants sont fournis :

  • le numéro d'identification de l'établissement employeur
  • le numéro national d'identification du salarié s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et s'il a déjà fait l'objet d'une DPAE au cours d'un certain délai (à préciser avec l'URSSAF)

Hormis la voie électronique, l'employeur peut procéder à la DPAE par un formulaire papier à renvoyer par fax ou par courrier recommandé avec avis de réception.

 

Les changements pour le salarié

L'employeur n'est plus tenu de remettre à l'employé le volet détachable de l'avis de réception qui contenait les informations contenues dans la DPAE. En revanche, il doit lui remettre au moment de l'embauche une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception de l'administration.

Cette obligation est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

 

Les informations contenues dans cet article sont purement indicatives et ne revêtent aucun caractère contractuel. Elles ne prétendent pas à l'exhaustivité, ne constituent pas un conseil à l’Internaute et ne sauraient engager la responsabilité de l’Assureur.

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