Comment bien gérer ses stocks pour maîtriser ses coûts

Identifiez d'abord vos fournitures stratégiques et assurez-vous d'en avoir toujours en réserve. Cette précaution limite les ruptures de stock susceptibles de mettre en péril votre société. Une imprimerie qui n'aurait plus de papier essuierait par exemple un chômage technique très coûteux. « Pour éviter ces aléas ennuyeux, passer les commandes au bon moment et créer le meilleur roulement possible, je conseille d'informatiser le suivi de son inventaire », avance Arnaud Lemoine, fondateur du cabinet Lemoine conseil, spécialisé en stratégie et développement économique des entreprises.

L'avantage d'un tel dispositif : dès qu'un article atteint le seuil de quantité minimum fixé au préalable, le logiciel envoie une alerte au responsable ou peut même passer un ordre d'achat automatique au fournisseur. Une aide bienvenue lorsqu'une entreprise doit gérer plusieurs centaines de références au quotidien et passer de nombreuses commandes. Il est néanmoins recommandé de réaliser un inventaire physique chaque année, pour vérifier que les estimations du programme sont correctes : les vols, produits cassés et autres erreurs de livraison peuvent en effet échapper à sa vigilance. 

Il est aussi intéressant, pour prévoir vos besoins en livraison, d'anticiper les ventes en étudiant les chiffres de l'an passé à la même période. « Si vous constatez une progression des achats sur un produit en particulier au cours des deux dernière années, et que le marché est en demande, n'attendez pas d'être proche de la rupture pour commander », conseille Arnaud Lemoine. Et avant chaque ordre d'achat, soyez certain que votre stock est assez important pour tenir jusqu'aux délais de livraison, qui peuvent être rallongés par des imprévus comme des grèves de transport, des catastrophes naturelles ou des conflits internationaux.

Enfin, si vous êtes une petite entreprise, que vous ne possédez pas assez d'espaces de stockage et que votre activité s’y prête, pratiquez la méthode du « juste-à-temps ». Ce procédé consiste à s'approvisionner au moment où un client passe commande : vous entreposez un minimum d'articles et réduisez vos frais fixes. Le « juste-à-temps » suppose donc de travailler avec des fournisseurs réactifs. Pour limiter les risques de défaillance et rester maître de vos approvisionnements, travaillez avec au moins deux prestataires. Si l'un d'entre eux est incapable d'honorer ses engagements, vous pourrez faire jouer la concurrence et répondre à la demande.