Séminaire d'entreprise : 5 étapes pour bien l'organiser en temps de Covid

1. Définir les objectifs du séminaire

Avant de trouver la forme, encore faut-il en déterminer le fond ! Dans cette optique, il est impératif de se poser les bonnes questions :

• Quels sont les enjeux du séminaire ?

L’objectif de l’évènement est-il de motiver les collaborateurs, de les récompenser après de bons résultats, de former les nouveaux venus ou encore de célébrer un anniversaire de l’entreprise ?

Après avoir répondu à cette première question, une seconde interrogation s’impose logiquement :

• Quel type de séminaire ? 

- Séminaire de direction ou de management
- Séminaire d’intégration des nouveaux collaborateurs
- Séminaire de motivation et de cohésion
- Séminaire de formation

Période de Covid oblige, il est évidemment impératif de suivre de près le taux d’incidence du Coronavirus en France afin de vérifier ce que permet la situation sanitaire et quelles sont les contraintes en cours, voire à venir, pour fixer le format le plus adéquat. 

2. Déterminer un lieu et une date adaptés à la situation

Choisissez un lieu en adéquation avec les objectifs, le budget, la mobilité des salariés, mais aussi en fonction de la période du séminaire.

Anticipez et privilégiez des lieux où un grand nombre d’activités pourra se dérouler en extérieur en cas d’aggravation de la situation sanitaire. L’hiver qui s’annonce n’est peut-être pas ainsi la meilleure des périodes.

N'hésitez pas à repousser la date de votre évènement d’entreprise si le lieu choisi se trouve dans un département avec un fort taux d’incidence.

Dans tous les cas, optez pour des salles de réunion ou de restauration avec des capacités d’accueil supérieures au nombre de collaborateurs afin de pouvoir respecter les distanciations physiques et les gestes barrières.

Ne fixez pas le séminaire en période de vacances scolaires, avant un pont ou en période de suractivités pour l’entreprise, au risque de multiplier les refus.

Réservez suffisamment en avance pour avoir le choix et obtenir les meilleurs prix, mais surtout n’oubliez pas de bien vérifier les conditions d’annulation au cas où la situation sanitaire se dégraderait. 

3. Etablir un protocole sanitaire irréprochable

Faites une liste des règles qui devront être appliquées le Jour J :

• Port du masque en intérieur, mais aussi en extérieur en cas de regroupement ou d’incapacité de respecter la distance de deux mètres entre les personnes.
• Lavage des mains obligatoires avec du gel hydroalcoolique à chaque entrée et sortie de salle, mais aussi avant et après la manipulation d’objets.
• Aération des salles le plus souvent possible (durant quelques minutes au minimum toutes les heures) et nettoyage fréquent des surfaces.
• Établir si possible un sens de la circulation dans les salles avec une entrée et sortie distinctes.
• Préférer un repas assis servi par des maîtres d’hôtel, plutôt qu’un buffet où les distances sont difficilement respectées.
• Prévoir une distance d’au moins un mètre entre chaque participant, et de deux mètres lorsque le masque ne peut pas être porté.
• Proscrire les embrassades et les serrages de main.
• En cas d’aggravation de la situation et de jauge à respecter, prévoir la retransmission vidéo des réunions ou des animations dans plusieurs salles différentes, voir même à distance, pour répartir le nombre de collaborateurs.
• En cas de rassemblement de plus de 50 personnes, le pass sanitaire est obligatoire.
• Enfin, si un hébergement est nécessaire, privilégier des chambres simples.

4. Elaborer un rétroplanning

Déterminer en amont quel temps sera alloué aux réunions, ateliers, activités de team building, temps libre et restauration, tout en laissant une marge de manœuvre pour être à même de faire face aux imprévus.

Pour construire votre programme, le mieux est d’alterner ateliers pratiques et activités ludiques, mais surtout de ne pas trop le surcharger pour en faire un moment convivial.

5. Soigner sa communication

N’oubliez pas d’annoncer le futur évènement aux collaborateurs suffisamment en amont : emailing, carton d’invitation, affichage… Pour leur donner envie d’en savoir plus, laissez planer le doute sur la destination et communiquez des indices jour après jour.

Prévenez les participants en cas de tenues particulières requises pendant le séjour, et rappelez explicitement les gestes barrières qui devront être respectés au cours de l’évènement.

Enfin, n’hésitez pas à communiquer après l’évènement à travers des comptes rendus, des remerciements aux participants, un blog photo et vidéo, ou encore des sondages pour évaluer les retombées.

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