Les clés pour mettre en place le covoiturage en entreprise

Pourquoi développer le covoiturage en entreprise ?

Le covoiturage en entreprise, c'est avant tout l'opportunité de préserver le pouvoir d'achat de vos salariés, tout particulièrement en cette période d’inflation. La mise en commun permet en effet de réduire les frais nécessaires pour se rendre au travail, notamment en matière de carburant. Mais c'est aussi un levier pour faciliter le déplacement des employés qui seraient éventuellement isolés.

Le développement d’un service de covoiturage en entreprise vous permet aussi d’améliorer votre marque employeur. Faisant écho à votre responsabilité sociale et environnementale, ce projet prouve votre implication pour l'amélioration de la qualité de l'air et la lutte contre le réchauffement climatique.
 
Bon à savoir : si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous avez l'obligation d'engager une négociation sur la qualité de vie au travail (QVT), abordant notamment la question de la mobilité des salariés ⁽²⁾.

Comment organiser le covoiturage en entreprise ?

Pour développer le covoiturage de vos salariés pour aller au travail, vous devez avant tout leur proposer une solution de mise en relation entre conducteurs. Vous disposez de plusieurs leviers selon la taille de votre entreprise et les besoins de vos collaborateurs.

Créer votre propre plateforme de covoiturage

Les plus grandes entreprises peuvent se doter d'une plateforme interne, accessible via l'intranet par exemple, afin d'organiser le covoiturage entre les salariés. Bien que cette solution soit plus complexe à mettre en œuvre, notamment en raison de la maintenance qu'elle nécessite, elle peut être pertinente si ce sont les véhicules de l'entreprise qui sont mis à la disposition des collaborateurs. Dans cette hypothèse, le sujet doit faire partie des questions à se poser lors du changement éventuel de votre flotte auto.

Rejoindre une plateforme de covoiturage existante

L’alternative consiste à adhérer à une plateforme de covoiturage domicile-travail existante. Celle-ci peut notamment avoir été mise en place par un groupement d’entreprises ou par la collectivité par exemple.

Adhérer à une application de covoiturage

Néanmoins, la solution la plus courante consiste à nouer un partenariat avec un acteur du covoiturage pour les entreprises, tel que Klaxit, Karos ou BlaBlaCar Daily Entreprises par exemple. Vos salariés rejoignent ainsi une plus grande communauté de covoitureurs, tandis que l'entreprise peut bénéficier de services dédiés (plateforme de reporting, etc.).

Quelles aides pour le covoiturage en entreprise ?

Dans le cadre du forfait mobilités durables, vous pouvez accorder un forfait prenant en charge les frais de transport personnels domicile-travail de vos salariés. Ce forfait est intégralement exonéré d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dans la limite maximale de 800 € par an et par salarié ⁽³⁾.
 
Il peut notamment être utilisé pour financer les frais de covoiturage de vos collaborateurs, mais également l'abonnement de transport en commun, l'usage d'un vélo à assistance électrique ou encore l'autopartage avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
 
Bon à savoir : en complément, une prime de 100 € peut être versée par l'État à vos salariés se lançant dans le covoiturage de courte distance. Pour en bénéficier, 4 conditions doivent être réunies ⁽⁴⁾ :

• avoir le permis de conduire ;
• réaliser un premier covoiturage en tant que conducteur en 2023, puis 9 autres trajets dans les 3 mois ;
• réaliser des trajets en France d’une distance inférieure à 80 kilomètres ;
• réaliser les trajets avec un opérateur de covoiturage éligible.

Comment favoriser le covoiturage pour aller au travail ?

Quelle que soit la solution retenue, l’entreprise peut pleinement participer à la démocratisation du covoiturage auprès de ses salariés. Plusieurs pistes sont envisageables :

• communiquer sur la solution de covoiturage mise en place et sur ses avantages (forfait mobilités durables, abonnement à l’application gratuit pendant 1 mois, etc.) ;
• envisager la mise à disposition des véhicules d’entreprise, notamment si vous disposez ou souhaitez changer de flotte auto ;
• réserver des places de stationnement pour les salariés venus au travail par le biais du covoiturage ;
• faire preuve de flexibilité dans les horaires d’arrivée et de départ pour répondre aux impératifs des covoitureurs ;
• prévoir une solution de dépannage en cas d’indisponibilité exceptionnelle d’un covoitureur (prêt d’un véhicule d’entreprise, paiement du taxi, etc.).

La politique de l’entreprise sur le sujet est d’ailleurs très importante car l’employeur a une responsabilité vis-à-vis du covoiturage.

Au sein des grands groupes, la mise à disposition des véhicules de l’entreprise est une solution pertinente pour favoriser l’essor du covoiturage et accélérer le changement. Toutefois, cela impose de souscrire une assurance flotte auto adéquate, prenant en compte ce risque spécifique. Mais vous pouvez aussi participer au développement du covoiturage en le démocratisant pour les déplacements professionnels. Dans cette hypothèse, une assurance auto missions s’avère indispensable si vos collaborateurs utilisent leur véhicule personnel.

^{Sources :
(1) Le covoiturage en France, ses avantages et la réglementation en vigueur - Ministère de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires - 2023
(2) Mon entreprise à l'heure des mobilités durables : Comment engager la transition ? - Ministère de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires - 2022
(3) Forfait mobilités durables dans le secteur privé : relèvement des plafonds d'exonération - Service Public - 2022
(4) Covoiturage : une prime de 100 euros pour les primo-conducteurs en 2023 - Service Public - 2022}