Paies, facturation, démarches… les outils numériques s’imposent peu à peu dans les entreprises. Mais il reste difficile de mesurer l’intérêt et les bénéfices potentiels d’une dématérialisation de tous les échanges, de la communication aux ventes. Transition numérique, mode d’emploi.

Jusqu’où aller et pourquoi ?

Gestion, administration : une volonté affichée de l’État

Déclaration sociale nominative, généralisation de la facture numérique… Pour réduire les formalités et les coûts, les pouvoirs publics incitent les entreprises à dématérialiser le maximum d’échanges.

Pourtant, selon une étude réalisée pour l’ordre des experts-comptables, près d’un tiers des responsables de TPE et PME considèrent la transition numérique comme une contrainte. Or, même si votre principale activité n’est pas de vendre en ligne, ne perdez pas de vue que plus de 70 % des entreprises sont connectées à Internet et que c’est le premier outil utilisé pour s’informer et trouver des fournisseurs.
 

Les principaux domaines concernés

Boutique en ligne, présence sur les marketplaces, diffusion de catalogues au format PDF : si seulement 50 % des TPE-PME possèdent un site, pour vendre comme pour acheter, la dématérialisation devient la règle. Il en va de même pour la communication : du site vitrine au pages dédiées sur les réseaux sociaux ou aux campagnes d’e-mailing, les entrepreneurs ont pris conscience de l’importance du Web. Reste à exploiter ces nouveaux médias dans les règles.

Sur le plan comptable et organisationnel, les logiciels de CRM, naguère réservés aux grosses entreprises, sont désormais adaptés à n’importe quel portefeuille client. La gestion des stocks se dématérialise et les logiciels de paie ont su s’imposer.
 

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Une fois passée la phase d’acclimatation, la dématérialisation est synonyme de réactivité accrue, de gain de temps, d’allègement des formalités et de diminution des risques d’erreur :

  • en offrant une vision très structurée de la prospection et du suivi clientèle, les logiciels de CRM contribuent à développer le chiffre d’affaires, tout comme la multiplication des canaux de vente ;
  • la numérisation des stocks en facilite le renouvellement, mais aussi le partage, à l’image des groupements de libraires, qui mutualisent leurs efforts pour mieux lutter contre les géants du secteur ;
  • en réduisant les tâches redondantes, la dématérialisation est indirectement source de motivation.

Comment procéder ?

Un peu, beaucoup… faire les bons choix

Une clientèle locale ne vous suffit pas ? Cerné de concurrents puissants, vous peinez à exister ? Focalisez-vous sur vos principales lacunes, considérez séparément chaque domaine et anticipez les changements aussi en terme d’organisation. Si, par exemple, vous comptez vous lancer dans la vente en ligne, pensez aux problématiques d’ordre logistique.
 

Se faire aider

  • Près de 1 000 conseillers numériques ont été déployés dans les offices de tourisme et les chambres consulaires, où des conférences et des formations sont régulièrement organisées. Rapprochez-vous aussi de votre Centre de gestion agréé (CGA) et demandez conseil à votre expert-comptable.
     
  • La Direction générale des entreprises a lancé un site proposant une bonne approche des possibilités offertes par la digitalisation.
     
  • Des directeurs de systèmes d’information rémunérés à la mission ou salariés en temps partagé entre plusieurs entreprises peuvent aussi vous aider à défricher le terrain, définir la meilleure stratégie et mettre en place des solutions optimisées pour votre entreprise.
     

Impliquer ses collaborateurs

Aucune révolution n’est viable sans l’adhésion des équipes. Impliquez vos salariés en amont, apaisez leurs craintes et tenez compte des suggestions pertinentes. L’idéal est de charger un collaborateur du suivi quotidien du projet, voire d’offrir une formation de « community manager » à celui qui aura la charge d’animer votre site Internet et votre page sur les réseaux sociaux.
 

Trouver les bons partenaires

Les logiciels du commerce peuvent nécessiter des adaptations et vous aurez besoin d’un professionnel pour concevoir votre site Web. Les chambres consulaires éditent des guides réunissant les entreprises et consultants spécialisés par région. Vous pouvez aussi charger un stagiaire, étudiant en marketing ou en informatique, de piloter un projet de dématérialisation et de vous aider à faire un choix entre les multiples outils disponibles.
 

Mesurer les retombées de ses actions

Si les ventes en ligne sont quantifiables, l’un des principaux défauts du numérique est qu’il peut s’avérer difficile d’en estimer les retombées. Le retour sur investissement d’un référencement payant ou la transformation en acte d’achat d’un clic sur une bannière publicitaire est mesurable. Les conséquences en terme de satisfaction client et de fidélisation doivent en revanche s’apprécier au regard du chiffre d’affaires global.

Cinq règles pour booster son activité

Vendre plus et mieux

Une boutique en ligne est un commerce comme les autres. Photos prises sous tous les angles, possibilités de zoom, descriptions travaillées… L’immobilier n’est pas le seul domaine où soigner la mise en scène de ses produits est primordial. Pour convaincre un internaute d’acheter sans voir, il faut anticiper toutes les questions qu’il pourrait se poser.
 

Élargir et fidéliser sa clientèle

Le principal écueil du e-commerce est l’anonymat dans lequel le Web plonge les vendeurs. Pour y remédier, de plus en plus d’enseignes proposent un retrait des marchandises en magasin. Cette technique contribue à créer du lien avec le client et à lui faire prendre conscience de votre valeur ajoutée.

Vous travaillez uniquement avec des professionnels ? Incitez vos commerciaux à utiliser les outils numériques pour améliorer leur suivi clientèle, relancer leurs contacts et leur proposer des solutions personnalisées.
 

Faire vivre sa communication

Les réseaux sociaux se prêtent davantage qu’un site vitrine à une communication vivante et évolutive. Utilisez-les pour annoncer vos promotions et vos nouveautés. Sans dévoiler vos secrets de fabrication, vous pouvez y diffuser des vidéos montrant vos savoir-faire ou des tutoriels aidant à mieux comprendre vos produits. Tenir un blog est aussi un bon moyen de présenter vos nouvelles réalisations. Quel que soit le vecteur choisi, veillez à publier régulièrement de nouveaux contenus.
 

Travailler sa visibilité

Votre boutique en ligne propose des produits attractifs, pourtant votre chiffre d’affaires ne décolle pas ? Pour être vu, il faut être visible. De la même manière que, naguère, vous investissiez dans un encart dans l’annuaire, il vous revient de faire en sorte que vos clients potentiels vous trouvent. Exposez vos produits phares sur un marketplace à forte notoriété, choisissez des mots-clés en rapport avec les requêtes des internautes, négociez des liens payants sur les moteurs de recherche… en clair : travaillez votre référencement.
 

Soigner son e-réputation

Aujourd’hui, peu de voyageurs réservent un hôtel sans avoir préalablement consulté les commentaires de ceux qui les y ont précédés. Vous tenez un restaurant ou un salon de coiffure ? Vous êtes spécialisé dans l’artisanat d’art ? Accueil, rapport qualité-prix, délais de réponse aux demandes… Stigmatisé sur les réseaux sociaux, le moindre manquement peut ternir votre e-réputation. Un concurrent déloyal vous dénigre sur le Web ? Rassurez-vous, il existe des recours.
 

Pour en savoir plus

Consulter le site de la Direction générale des entreprises

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