Commerçants : quelles sont vos obligations comptables ?

Enregistrer les mouvements du patrimoine de l'entreprise

Le commerçant doit enregistrer tous les mouvements qui affectent le patrimoine de son entreprise : achats, ventes, opérations bancaires… et ce de façon chronologique au moyen d’un livre journal, papier ou dématérialisé. Cette obligation permet de tracer les flux d’activité, mais également de brosser un portrait normé, fiable et fidèle de la situation financière de l’entreprise.  

Facturer ses fournisseurs, voire ses clients

L’établissement d’une facture peut être obligatoire. C’est le cas par exemple pour la vente entre professionnels. Ou encore pour les prestations de services d'un montant supérieur à 25 euros effectuées pour un particulier, ou à chaque fois que le client particulier demande une note.
Attention : le non-respect de cette obligation entraîne des sanctions (amende égale à 50 % du montant de la transaction dans la limite de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale). 

Faire à un inventaire

L’inventaire permet de contrôler physiquement l'existence et la valeur des éléments du patrimoine de l'entreprise, et donc d’avoir une meilleure visibilité de ses stocks. Il est à réaliser au moins une fois par an à la date de clôture de l'exercice, et donne lieu à la tenue d’un journal d’inventaire. Cette obligation ne concerne toutefois pas les commerçants enregistrés en micro-entreprise.

Établir les comptes annuels

Les comptes annuels sont composés de trois documents : le bilan comptable, reprenant les éléments actifs et passifs de l’entreprise, le compte de résultat, indiquant les charges et produits de l’exercice, et l’annexe, qui apporte des informations pour mieux comprendre le compte de résultat et le bilan. Ils sont rédigés à partir des enregistrements comptables et de l'inventaire et doivent être établis à la clôture de l’exercice.

Déposer ses comptes annuels

Les sociétés doivent déposer leurs comptes annuels chaque année auprès du greffe du tribunal de commerce pour les rendre accessibles au public et permettre ainsi plus de transparence. Les plus petites entreprises peuvent toutefois demander à conserver leur confidentialité.

Ouvrir un compte bancaire

La loi exige qu’un compte bancaire dédié soit ouvert pour séparer le patrimoine de l’entrepreneur et celui de l’entreprise, sans qu’il soit précisé qu’il doit s’agir d’un compte professionnel. Ce compte peut être ouvert dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux.

Combien de temps conserver les pièces comptables d’un commerçant ?

Les documents comptables doivent être gardés au moins 10 ans après la clôture de l'exercice. Sont concernées toutes les pièces comptables : livre journal, grand-livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.