Comment protéger vos salariés lors de voyages professionnels ?

Quels-sont les risques lors d’un voyage professionnel ?

• Les risques sanitaires : s’il était impossible de prévoir l’arrivée d’une pandémie mondiale comme le Coronavirus en 2020, le rapatriement des salariés en cas d’urgence sanitaire dans un pays éloigné peut être anticipé.
• Les risques physiques : maladie, agression, vol… Pendant son déplacement, le salarié peut rencontrer des difficultés matérielles ou corporelles de premier ordre. Dans un tel cas, il est nécessaire de garantir une prise en charge adaptée.
• Les catastrophes naturelles : cyclone, avalanche, volcan en éruption, inondations, tsunami… Ces phénomènes dangereux ne sont pas totalement imprévisibles. Informez-vous avant le départ, et pendant toute la durée du voyage.
• Les attaques : de plus en plus de parties du monde sont sujettes à des menaces terroristes, des troubles civils ou des guerres. Il est primordial de bien vous renseigner sur les destinations à risque et de préparer vos salariés en déplacement.

Comment préparer votre entreprise et vos salariés aux risques liés aux déplacements professionnels ?

La sensibilisation des collaborateurs à la sécurité physique est très importante. Pour cela, vous pouvez former une équipe « sécurité des voyageurs ». Elle sera chargée d’établir des protocoles en fonction de la dangerosité des destinations, et de former les salariés amenés à se déplacer. Avant leur départ, fournissez-leur des conseils généraux sur les bonnes pratiques en déplacement professionnel, mais aussi des indications spécifiques à leur destination (particularités culturelles, points d’attentions liés à la situation politique, etc.). Pour vous aider, le site du ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères a créé le portail France Diplomatie, qui regroupe des informations pratiques pour les voyageurs et des conseils selon les destinations, en temps réel. Vous pouvez également télécharger l’application et suivre le compte Twitter Conseils Voyageurs.

Enfin, pour préparer un déplacement à l’étranger, le site officiel Ariane permet aux voyageurs de signaler leur présence aux autorités afin d’être prévenus en cas de danger.

Les informations à fournir à vos salariés en voyage d’affaires

• Les coordonnées (adresse et n° de téléphone) du contact sur place ET du contact en France joignable 24h/24
• Les coordonnées du consulat français sur place
• Les numéros d’urgence du pays de destination : police, pompiers, urgences médicales. Le 112 est le numéro d’appel d’urgence européen
• Les consignes de sécurité du pays concerné : lieux à éviter, consignes culturelles, risques connus

Que faire en cas de problème d’un salarié à l’étranger ?

Si un événement qui peut mettre le collaborateur en danger survient, vous devez prendre les devants et le contacter rapidement. Après évaluation du danger avec lui, et auprès des autorités compétentes, voyez de quel type d’aide il peut avoir besoin.

En cas de perte ou de vol de ses papiers et ses moyens de paiement : vous pouvez lui proposer une assistance administrative et lui faire parvenir un moyen de paiement temporaire (virement d’argent sur son compte, retrait d’une carte bancaire dans une banque partenaire, envoi de chèques de voyage…).

En cas de maladie ou de blessure : contactez votre assurance professionnelle pour connaître les modalités de prise en charge du salarié, et orientez-le vers un hôpital ou un centre de soin préalablement repéré.

En cas de situation grave : organisez le rapatriement de votre collaborateur en vous mettant en lien avec votre assureur.

Les déplacements professionnels en période de COVID

Depuis le début de la pandémie, les consignes de voyages évoluent constamment, et dépendent des destinations. Avant de prévoir un déplacement professionnel pour vous ou l’un de vos salariés, renseignez-vous sur les dernières consignes en vigueur sur le site du ministère de l’Intérieur. 

Seuls les déplacements non-susceptibles d’être différés sont autorisés. Il vous faudra donc justifier d’un motif impérieux pour quitter l’Union Européenne en avion, attestation à l’appui. De plus, il faut présenter au départ un test PCR négatif datant de moins de 72 heures, s’engager à respecter un isolement d’une semaine sur place, et refaire un second test PCR à l’issue de ces 7 jours.

Les déplacements à l’intérieur de l’UE sont également déconseillés. 

Sur place, respectez toutes les mesures barrières : porter un masque, se laver les mains fréquemment, se tenir à distance des gens qui toussent ou éternuent, éviter de se toucher le visage. Renseignez-vous aussi sur les règles locales à respecter (couvre-feu, isolement, etc.). En cas de symptômes (fièvre, toux, difficultés respiratoires), consultez un professionnel de santé.

⁽¹⁾ Source : Observatoire des déplacements professionnels en France et à l’étranger, étude réalisée par OpinionWay et Corporate Mobilities, septembre 2020