Règles et conseils de sécurité pour conserver des documents personnels

Combien de temps garder vos documents de la vie courante ?

La durée de conservation de vos papiers dépend du domaine (santé, famille, travail, logement, etc.) et de la nature du document. Les délais sont très variables, allant d’un an pour les factures de téléphonie et internet par exemple, à l’âge du départ à la retraite pour tous les documents permettant de calculer votre pension (bulletins de salaire, versements d'indemnités journalières , etc.). Certains documents sont même à conserver à vie, comme les titres de propriété dans l’immobilier et les examens médicaux.

Bon à savoir. Le site gouvernemental de la DGCCRF (direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) liste les durées de conservation minimales des principaux documents de la vie courante. De son côté, le site service public met à disposition un simulateur pour retrouver la durée de conservation recommandée à partir du nom du document ou d’un mot-clé.

Ces délais ont deux utilités : faire valoir vos droits (demande d’une prestation sociale, liquidation des droits à la retraite, etc.) ou faire respecter une obligation (garantie légale de conformité, paiement d’une créance, etc.). Il s’agit toutefois de durées indicatives. Vous pouvez conserver plus longtemps vos documents, qui pourront servir de preuves en cas de litige.

À noter. Le délai de conservation recommandé est identique que le document soit en format papier ou numérique.

Comment conserver vos documents : en format papier ou numérique ?

Tout dépend de la façon dont vous avez reçu vos documents, en format papier ou numérique. Il est indispensable de conserver chaque document dans sa version originale.

Le scan ou la photo numérisée d’un document papier (diplôme, contrat d’assurance , etc.) a seulement valeur de copie et ne peut remplacer l’original si l’administration ou la justice l’exige (article 1379 du Code civil).

Il en est de même pour un document reçu par email ou téléchargé sur un site internet (facture d’électricité, avis d’imposition, etc.). L’impression papier de tels documents est considérée comme une copie, même si celle-ci est certifiée conforme à l’original.

Néanmoins, la copie numérique d’un document papier ou l’impression d’un email peut servir de pièce justificative.

La numérisation de documents papier répond de plus à un enjeu préventif, permettant de pallier les détériorations dues aux effets du temps (effacement de l’encre, papier fragilisé), mais aussi les risques de sinistre (incendie, inondation, vol). 

Quelles précautions pour stocker vos documents en ligne ?

Dans un contexte où la dématérialisation multiplie la quantité de documents personnels et administratifs en format numérique, leur sauvegarde dans un environnement sécurisé est fortement recommandé pour protéger vos données personnelles et prévenir l’usurpation de votre identité.

Si vous archivez vos documents sur votre ordinateur ou un disque dur externe, il est plus prudent de les crypter ou chiffrer, comme l’explique la Cnil. Pour cela, il existe des logiciels gratuits à télécharger, tels que AxCrypt, 7-Zip ou VeraCrypt. Il en est de même si vous déposez vos documents dans le cloud, sur un espace de stockage numérique proposé par un fournisseur d’accès et de services internet ou une entreprise spécialisée car vos données y seront conservées en clair.

Une autre solution pour sauvegarder et protéger vos documents en ligne est de recourir à un coffre-fort numérique. Ce type de service, accessible via un identifiant et un mot de passe, offre un haut niveau de sécurité et de confidentialité pour toutes vos données stockées.

De nombreux coffre-fort numériques s’adressent aux entreprises et à leurs salariés. Mais certains ciblent les particuliers et sont gratuits, comme eDocPerso (10 Go d’espace de stockage), ou proposent une version de base gratuite et plusieurs formules payantes comprenant un espace de stockage plus important et des fonctionnalités supplémentaires, tels que Digiposte ou NordLocker.

Deux précautions sont essentielles pour choisir votre coffre-fort numérique : 

• le cryptage des données doit répondre aux exigences de l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information (Anssi) pour les rendre inviolables pendant le transfert puis une fois stockées ;
• le serveur doit être hébergé en France voire dans certains pays de l’Union européenne.

Le saviez-vous ?

L’Assurance Protection Juridique Vie Privée permet de bénéficier d’une assistance informatique via la plateforme de protection digitale Cyber Protection by Europ Assistance pour protéger vos données personnelles et vous accompagner en cas d’usurpation d’identité.

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Pour aller plus loin

• https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/actualites/sauvegarde-des-donnees-numeriques
• https://www.blogdumoderateur.com/outils-stocker-documents-toute-securite/