La carte affaires : mieux que les notes de frais ?

La carte affaires : mieux que les notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut devenir un vrai casse-tête pour les entreprises comme pour les salariés : tâche fastidieuse et chronophage pour les uns, avance des frais et risque de perte de justificatifs pour les autres. La carte affaires, encore peu utilisée par les PME, est censée pallier ses défauts. Véritable aide à la gestion des frais, la carte affaires présente en effet de nombreux avantages. Est-elle pour autant aussi pratique et efficace que supposé ?

Qu’est-ce que la carte d’affaires ?

La carte affaires est une carte bancaire exclusivement dédiée aux dépenses de l'entreprise. Elle est remise aux salariés pour payer leurs frais professionnels : frais de déplacements, d'hôtels, de dîners d'affaires...
Le prélèvement peut se faire soit sur le compte de l'entreprise, soit sur celui du salarié afin de le responsabiliser davantage. Dans ce cas, l'entreprise, grâce au différé de paiement, lui rembourse ses frais avant qu’il ne soit débité par la banque.

Pour vous aider à prendre une décision, si toutefois vous hésitiez encore à la mettre en place dans votre entreprise, nous avons listé pour vous les atouts et les faiblesses de la carte affaires.

 La carte d’affaires : une meilleure vision et une plus grande maîtrise des dépenses

• La carte d’affaires fonctionne comme une carte de crédit classique : c’est un moyen simple et efficace de paiement et les salariés n’ont plus d’avance personnelle à effectuer.
   
• L’entreprise maîtrise plus facilement ses frais. Elle peut plafonner le montant des dépenses et choisir de faire accepter la carte chez certains fournisseurs seulement. Elle gagne en souplesse dans sa trésorerie, les débits étant différés jusqu’à 30, voire 70 jours pour certaines banques.
   
• L’entreprise peut visualiser en temps réel les dépenses engagées. En parallèle, un relevé des dépenses est envoyé chaque mois au détenteur de la carte et à l'entreprise.

La carte d’affaires : un fonctionnement encore perfectible

• Les cartes affaires représentent un coût pour l'entreprise. Il faudra compter entre 30 € et 185 € HT par an selon les types de cartes. L’entreprise peut toutefois les déduire de ses frais professionnels.
   
• Elles n'empêchent pas le suivi comptable : l'équipe finance doit continuer à collecter les factures et justificatifs.
   
• Certaines fonctionnalités ne peuvent pas s'effectuer directement en ligne. L'entreprise doit par exemple appeler sa banque dès qu'elle a besoin d'augmenter ou d'abaisser le seuil des dépenses. Elle doit aussi gérer sa flotte de cartes en cas de départ d’un salarié ou de l’arrivée d’un autre.
   
• Les cartes affaires n'empêchent pas la fraude, que ce soit celle des hackers, inhérente à toute carte bancaire, ou la fraude des salariés eux-mêmes : déclarer une distance parcourue plus longue qu’en réalité est toujours possible... Le phénomène de fraude est cependant à nuancer si l’on en croit l’étude du cabinet d’expertise comptable Wity : « Les Français sont 70 % à déclarer ne jamais frauder. Néanmoins, pour les 30 % restants, plus de 60 % gonflent leurs frais de déplacement, 50 % de repas et 43 % d’hébergement ».