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La facturation électronique sur les marchés publics : comment procéder ?

La facturation électronique sur les marchés publics : comment procéder ?

La facture électronique est déjà obligatoire pour les grandes entreprises et les PME dans le cadre des marchés publics. À partir du 1er janvier 2020, elle le sera également pour les TPE. Qu'implique-t-elle ? À quelles contraintes serez-vous soumis ? Voici comment bien vous y préparer.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Attention, une facture électronique n’est pas seulement une facture papier que vous allez scanner. Il s’agit d’un processus global de facturation : l’édition, l’envoi et la réception de la facture doivent être totalement dématérialisés. Et pour être valide, ce processus doit respecter plusieurs obligations :

  • garantir l’identité de celui qui l’a émise ;
  • assurer l’intégrité du contenu de la facture (on ne doit pas pouvoir la modifier) ;
  • préserver la lisibilité du contenu tout au long de sa conservation.

D’autre part, cette dématérialisation ne dispense pas des obligations valables pour la facture papier. Ainsi doivent apparaître sur le document, les mentions habituelles :

  • date ;
  • numéro de facture ;
  • identités de l’émetteur et du destinataire ;
  • désignation du produit ou du service (et quantité) ;
  • numéro individuel d’identification et taux de TVA ;
  • date de la vente ou de la prestation ;
  • montant HT et TTC ;
  • les pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Tout commence sur le portail gouvernemental

Pour pouvoir facturer électroniquement dans le cadre des marchés publics, il vous faudra créer un compte sur le portail gouvernemental Chorus Pro à partir d’une adresse mail et de votre numéro de SIRET.

Ce portail internet vous permettra ensuite de :

  • déposer ou saisir une facture destinée à l'État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics ;
  • suivre l'avancement du traitement de votre facture ;
  • ajouter des pièces complémentaires nécessaires au traitement de votre facture ;
  • consulter les engagements émis par les services de l’État.

C’est un service totalement gratuit.

Comment adapter vos outils ?

Il sera probablement nécessaire d’ajuster votre outil de gestion interne des factures pour qu’il corresponde bien avec les attentes de Chorus Pro. Il faudra notamment déterminer votre mode de transmission des factures. Vous avez pour cela le choix entre 3 solutions :

  • le mode EDI1, qui permet d’envoyer les données par flux automatisés ;
  • le mode API, qui permet d’intégrer les fonctionnalités du portail directement dans votre système d’information ;
  • le mode Portail où vous utiliserez les services directement sur le portail web du service Chorus Pro.

Selon la solution choisie, les avantages et inconvénients ne sont pas les mêmes, et les modifications à apporter à vos outils existants non plus. Il sera aussi utile de mettre à jour votre base client pour que vos données soient identiques à celles renseignées dans l’annuaire des collectivités de Chorus Pro. Enfin, il faudra vous familiariser avec les nouveaux process et l’environnement de Chorus Pro.

Quelles aides pour vous accompagner ?

Sachez que l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) organise régulièrement et gratuitement des formations à distance (webinaires) pour les entreprises qui le souhaitent. Et la Communauté Chorus Pro propose toute une documentation utile, qu’elle soit d’ordre réglementaire, technique ou fonctionnelle, sur le site.

Ne tardez pas à vous intéresser à ce sujet, la dématérialisation des factures devient inéluctable. Le projet de loi de finances pour 2020 envisage en effet de rendre également obligatoire, de façon progressive, la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA. Cela est prévu à compter de 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025, selon des modalités qui seront fixées par décret en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises…

1Échange de Données Informatisée

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