5 questions pour préparer la fermeture estivale de l’entreprise

Qui peut décider de la fermeture estivale de l’entreprise ?

En tant qu'employeur, vous devez tout d'abord consulter votre éventuel accord d'entreprise ou votre convention de branche avant d’envisager la fermeture de l’entreprise. Pourquoi ? Tout simplement car ces documents peuvent prévoir un dispositif conventionnel en la matière et ainsi définir les modalités à respecter.

• En présence d’un accord collectif : vous avez alors l’obligation de vous plier aux règles et formalités définies dans l'accord ou la convention. Le plus souvent, le document fixe une période pour la prise des congés, l'ordre des départs pendant cette période, et le délai que l'employeur doit respecter s'il souhaite modifier la période et/ou l'ordre des départs des congés⁽¹⁾. 
• En l’absence d’accord collectif : en votre qualité d'employeur, vous pouvez décider seul de fermer l'entreprise pour l'été, sans avoir besoin de l'accord des salariés. Vous devez néanmoins les en informer au préalable, dans un délai minimal abordé par la suite.

Bon à savoir : en l’absence d’accord collectif, vous avez néanmoins l'obligation de consulter le Comité social et économique de l'entreprise (CSE) quant au projet de fermeture⁽²⁾. En revanche, depuis l'introduction de la Loi Travail de 2016, vous n'avez plus à consulter les délégués du personnel.

Quel délai pour informer de la fermeture estivale ?

Vous avez l’obligation d’informer vos employés suffisamment tôt de la fermeture de l’entreprise. Dans le cas contraire, celle-ci ne saurait être considérée comme une période de congés payés, vous obligeant par conséquent à indemniser vos collaborateurs au titre des salaires perdus. 

Pour cela, vous pouvez alerter de la fermeture par le moyen de votre choix, tout en respectant les délais suivants :

• au moins 2 mois avant en ce qui concerne la période de prise de congés payés⁽³⁾ ;
• au moins 1 mois avant pour l'ordre des départs en congés⁽⁴⁾.

Combien de temps l’entreprise peut-elle être fermée ?

La fermeture de l'entreprise ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs⁽⁵⁾, soit 4 semaines, sauf exceptions⁽⁶⁾. En revanche, il est tout à fait possible de fractionner la période de congés payés : 3 semaines en août et 1 semaine en décembre par exemple.

Notez toutefois que, dans le cadre de la fermeture estivale, vous êtes soumis à deux autres obligations principales :

• chaque salarié doit disposer d'au moins 12 jours ouvrables consécutifs de congés durant l'été, soit la période allant du 1^er mai au 31 octobre⁽⁷⁾ ;
• une indemnisation journalière doit être versée si la durée de fermeture annuelle est supérieure à 30 jours ouvrables, son montant doit alors au moins être équivalent à l'indemnité de congés payés⁽⁸⁾.

Les salariés bénéficient-ils de congés payés durant la fermeture ?

Tous vos salariés ont le droit à des congés payés, indépendamment de la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD ou intérim), de leur temps de travail (complet ou partiel) et de leur ancienneté. Notez d’ailleurs que leur paiement est la charge de l’entreprise.

Chaque employé acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif au sein de votre entreprise, pour un total annuel de 30 jours ouvrables maximum, soit 5 semaines⁽⁹⁾. Selon la durée de fermeture de l’entreprise, deux situations sont donc possibles.

• Vos salariés ont assez de congés payés : si la durée de la fermeture estivale n'excède pas le nombre de jours de congés payés dont dispose votre salarié, celui-ci perçoit son indemnité de congés payés dans les conditions habituelles.
• Vos salariés n’ont pas assez de congés payés : dans cette situation, vous n'êtes pas tenu de verser un salaire à votre employé au-delà du nombre de jours de congés acquis. 

Bon à savoir : un salarié n’ayant pas acquis suffisamment de congés payés peut en revanche demander à Pôle Emploi de lui verser une indemnité pour congés non payés, à condition qu'il ait été bénéficiaire de l'ARE (Allocation d'aide au retour à l'emploi) ou de l'ASS (Allocation de solidarité spécifique) avant son embauche. Si ce n’est pas le cas, il peut vous demander de bénéficier de congés payés par anticipation. Vous êtes néanmoins libre de refuser, sauf dispositions conventionnelles contraires⁽¹⁰⁾.

Les échéances de cotisations sociales peuvent-elles être reportées ?

Non, la fermeture de votre entreprise ne change rien à vos obligations sociales. En tant qu'employeur, vous êtes donc tenu :

• de réaliser votre DSN (Déclaration sociale nominative) dans les délais habituels : vous avez cependant la possibilité de réaliser le dépôt un mois à l'avance pour anticiper les vacances ;
• de procéder au paiement des cotisations sociales des salariés et des dirigeants : vous pouvez néanmoins programmer l’ordre de virement de manière anticipée.
  
  

⁽¹⁾ Article L3141-15 du Code du travail
⁽²⁾ Article L2312-8 du Code du travail
⁽³⁾ Article D3141-5 du Code du travail
⁽⁴⁾ Article D3141-6 du Code du travail
⁽⁵⁾ Article L3141-17 du Code du Travail
⁽⁶⁾ Les employés justifiant de contraintes géographiques spécifiques ou ayant à charge une personne fragile (personne âgée en perte d'autonomie, enfant ou adulte handicapé) peuvent demander une dérogation individuelle pour bénéficier de plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs.
⁽⁷⁾ Article L3141-18 du Code du travail
⁽⁸⁾ Article L3141-31 du Code du travail
⁽⁹⁾ Article L3141-3 du Code du travail
⁽¹⁰⁾ Arrêté du 25 juin 2014 portant agrément de la convention du 14 mai 2014 relative à l'indemnisation du chômage et les textes qui lui sont associés