Fermeture estivale de l'entreprise : obligations légales et bonnes pratiques

Cadre légal d'une fermeture annuelle en période estivale

Procédure de consultation à respecter

En tant qu'employeur, vous devez tout d'abord consulter votre éventuel accord d'entreprise ou votre convention de branche avant d’envisager la fermeture temporaire de l’entreprise. Pourquoi ? Tout simplement car ces documents peuvent prévoir un dispositif conventionnel en la matière et ainsi définir les modalités à respecter.

• En présence d’un accord collectif : vous avez alors l’obligation de vous plier aux règles et formalités définies dans l'accord ou la convention. Le plus souvent, le document fixe une période pour la prise des congés, l'ordre des départs pendant cette période, et le délai que l'employeur doit respecter s'il souhaite modifier la période et/ou l'ordre des départs des congés¹.
• En l’absence d’accord collectif : en votre qualité d'employeur, vous pouvez décider seul de fermer l'entreprise pour l'été, sans avoir besoin de l'accord des salariés. Vous devez néanmoins les en informer au préalable, dans un délai minimal abordé par la suite.

Bon à savoir : en l’absence d’accord collectif, vous avez néanmoins l'obligation de consulter le Comité social et économique (CSE) de l'entreprise quant au projet de fermeture². En revanche, depuis l'introduction de la Loi Travail de 2016, vous n'avez plus à consulter les représentants du personnel.

Délais et modalités d'information

Vous avez l’obligation d’informer vos employés suffisamment tôt de la fermeture de l’entreprise. Dans le cas contraire, celle-ci ne saurait être considérée comme une période de congés payés, vous obligeant par conséquent à indemniser vos collaborateurs au titre des salaires perdus.

Pour cela, vous pouvez alerter de la fermeture par le moyen de votre choix, tout en respectant des délais suffisants :

• au moins 2 mois avant la fermeture en ce qui concerne la période de prise de congés payés³ ;
• au moins 1 mois avant la fermeture pour l'ordre des départs en congés⁴.

Cas particuliers et exceptions

Les situations particulières requièrent une attention spéciale lors d'une fermeture estivale. Un salarié en arrêt maladie pendant cette période conserve ses droits aux congés payés, qu'il pourra prendre ultérieurement.

Pour les contrats temporaires, une clause de suspension peut être incluse dans le CDD ou l'intérim, à condition de la mentionner explicitement dans le contrat. Les périodes d'essai se trouvent automatiquement prolongées de la durée équivalente à la fermeture.

Les salariés ayant des contraintes géographiques spécifiques, comme les travailleurs d'outre-mer, ou ceux ayant à charge une personne fragile, peuvent demander une dérogation⁵ pour bénéficier d'une durée de congés plus longue. Par exemple, un salarié originaire de La Réunion peut obtenir jusqu'à 35 jours consécutifs pour organiser son voyage.

Durée maximale et règles des congés imposés

Limite des 24 jours ouvrables consécutifs

La fermeture de l'entreprise ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs⁶, soit 4 semaines, sauf exceptions⁵. En revanche, il est tout à fait possible de fractionner la période de congés payés : 3 semaines en août et 1 semaine en décembre par exemple.

Notez toutefois que, dans le cadre de la fermeture estivale, vous êtes soumis à deux autres obligations principales :

• chaque salarié doit disposer d'au moins 12 jours ouvrables consécutifs de congés durant l'été, soit la période allant du 1^er mai au 31 octobre⁷ ;
• une indemnisation journalière doit être versée si la durée de fermeture annuelle est supérieure à 30 jours ouvrables, son montant doit alors au moins être équivalent à l'indemnité de congés payés⁸.

Gestion des soldes de congés insuffisants

Tous vos salariés ont le droit à des congés payés, indépendamment de la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD ou intérim), de leur temps de travail (complet ou partiel) et de leur ancienneté. Notez d’ailleurs que leur paiement est à la charge de l’entreprise.

Chaque employé acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif au sein de votre entreprise, pour un total annuel de 30 jours ouvrables maximum, soit 5 semaines⁹. Selon la durée de fermeture de l’entreprise, deux situations sont donc possibles.

• Vos salariés ont assez de congés payés : si la durée de la fermeture estivale n'excède pas le nombre de jours de congés payés dont dispose votre salarié, celui-ci perçoit son indemnité de congés payés dans les conditions habituelles.
• Vos salariés n’ont pas assez de congés payés : dans cette situation, vous n'êtes pas tenu de verser un salaire à votre employé au-delà du nombre de jours de congés acquis.

Bon à savoir : un salarié n’ayant pas acquis suffisamment de congés payés au moment de la fermeture peut en revanche demander à Pôle Emploi de lui verser une indemnité pour congés non payés, à condition qu'il ait été bénéficiaire de l'ARE (Allocation d'aide au retour à l'emploi) ou de l'ASS (Allocation de solidarité spécifique) avant son embauche. Si ce n’est pas le cas, il peut vous demander de bénéficier de congés payés par anticipation. Vous êtes néanmoins libre de refuser, sauf dispositions conventionnelles contraires¹⁰.

Comment organiser la fermeture administrative ?

Anticipation des échéances sociales et fiscales

La période de fermeture requiert une organisation minutieuse des obligations administratives. Pour éviter tout retard de paiement, programmez à l'avance vos virements pour les échéances fiscales et sociales tombant pendant la fermeture.

La DSN (Déclaration sociale nominative) de juillet peut être transmise dès la finalisation de la paie, sans attendre août. Cette anticipation permet d'assurer la continuité des déclarations sociales pendant votre absence.

Une planification rigoureuse s'impose également pour la TVA : prévoyez le versement d'un acompte d'au moins 80 % de la somme du mois précédent. La régularisation s'effectuera à la réouverture avec la déclaration du mois suivant. N'oubliez pas de conserver les justificatifs nécessaires pour faciliter cette régularisation.

Sécurisation des locaux pendant l'absence

La protection de vos locaux professionnels mérite une attention particulière durant les congés d'été. L'installation d'un système d'alarme connecté vous permet de surveiller votre établissement à distance via votre smartphone. Un dispositif de vidéosurveillance renforce cette protection en enregistrant les mouvements suspects.

Pour renforcer la sécurité physique, équipez vos points d'accès de serrures haute sécurité et de rideaux métalliques. Les fenêtres gagneront à être protégées par des barreaux ou des vitrages renforcés.

Un partenariat avec une société de gardiennage garantit des rondes régulières autour de vos bâtiments. Cette présence humaine dissuade efficacement les tentatives d'intrusion. Pensez également à sécuriser vos données sensibles en les sauvegardant sur un serveur distant avant votre départ.

Continuité des services essentiels

La mise en place d'une permanence téléphonique reste indispensable pour répondre aux demandes urgentes durant la fermeture. Un message d'accueil personnalisé sur votre standard redirigera les appels vers le personnel d'astreinte.

Pour les entreprises gérant des dossiers sensibles, la création d'une adresse email dédiée permettra le traitement des requêtes prioritaires. Un système de rotation entre les collaborateurs volontaires garantira une réactivité optimale.

Le transfert temporaire des activités critiques vers des partenaires de confiance représente une alternative pertinente. Cette solution assure la prise en charge des besoins essentiels de vos clients pendant votre absence.

Communication efficace de la fermeture exceptionnelle

Message aux collaborateurs et partenaires

La transparence dans la communication s'avère primordiale pour une fermeture estivale réussie. Vous pouvez prévenir vos salariés par voie d'affichage dans les locaux ou privilégiez une annonce par email personnalisé à vos collaborateurs, au minimum 6 semaines avant la date prévue.

Organisez une réunion d'équipe pour détailler les modalités pratiques : planning des permanences, contacts d'urgence et processus de transmission des dossiers en cours. Un document récapitulatif, accessible sur l'intranet, permettra à chacun de s'y référer.

Pour vos partenaires commerciaux, rédigez une note professionnelle précisant les dates exactes de fermeture et les dispositions prises pour assurer la continuité des projets stratégiques. Un suivi personnalisé des dossiers sensibles garantira leur confiance pendant cette période.

Annonce aux clients et fournisseurs

Un délai minimum de 15 jours avant la fermeture s'avère optimal pour prévenir vos clients et fournisseurs. Multipliez les canaux de communication : affichez une signalétique claire en vitrine, actualisez votre page Google Business Profile et programmez un message d'absence sur votre boîte mail professionnelle.

Votre site web mérite une attention particulière : créez une bannière visible dès la page d'accueil avec les dates précises de fermeture. Les réseaux sociaux constituent également un canal privilégié pour maintenir le lien avec votre clientèle pendant cette période.

N'oubliez pas d'informer vos fournisseurs habituels par courrier postal ou digital. Précisez les dates de reprise des livraisons et identifiez un contact d'urgence pour les situations exceptionnelles.

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Sources
 

⁽¹⁾ Article L3141-15 du Code du travail
⁽²⁾ Article L2312-8 du Code du travail
⁽³⁾ Article D3141-5 du Code du travail
⁽⁴⁾ Article D3141-6 du Code du travail

⁽⁵⁾ Les employés justifiant de contraintes géographiques spécifiques ou ayant à charge une personne fragile (personne âgée en perte d'autonomie, enfant ou adulte handicapé) peuvent demander une dérogation individuelle pour bénéficier de plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs.

⁽⁶⁾ Article L3141-17 du Code du Travail
⁽⁷⁾ Article L3141-18 du Code du travail
⁽⁸⁾ Article L3141-31 du Code du travail
⁽⁹⁾ Article L3141-3 du Code du travail
⁽¹⁰⁾ Arrêté du 25 juin 2014 portant agrément de la convention du 14 mai 2014 relative à l'indemnisation du chômage et les textes qui lui sont associés