Les bonnes raisons d’adopter le smart office pour votre entreprise

Smart office, mode d’emploi

Le « smart office », ou bureau connecté, fait référence à un lieu de travail hybride régi par la technologie, dont l’objectif est de permettre aux salariés de travailler dans des conditions optimales. Le leitmotiv du smart office n’est ainsi pas de remplacer l’humain, mais de lui apporter tous les outils efficaces pour lui simplifier la tâche et lui faire gagner un temps précieux sur son lieu de travail.

Pour réinventer votre espace de travail et le transformer en smart office, il est essentiel de connaître avant tout les besoins de vos collaborateurs, ce qui les motive et ce qui peut leur être utile pour être plus performants. Dans cette optique, menez des enquêtes en interne pour connaître leurs véritables attentes. Une phone room, une salle de brainstorming et de repos ou encore un espace lounge permettra-t-il d’améliorer leur bien-être ?

Affilié à la direction de l'environnement du travail et au Facility Management, le smart office permet de gérer les équipements connectés et les flux (chauffage, climatisation, luminosité, utilisation d'une pièce en temps réelle, etc.), mais aussi les agendas et les réservations de salle en temps réel. Il synchronise ainsi les informations et permet aux collaborateurs de gérer plus facilement les solutions mises à leur disposition : salles de réunion, calendrier mis à jour automatiquement, etc.  Il faut dire qu’en termes de bureaux intelligents, les possibilités sont nombreuses : applications mobiles, marketplace de services, bornes connectées pour analyser la qualité de l’air, kiosques digitaux, affichage dynamique interactif…

Par exemple, pourquoi ne pas équiper vos collaborateurs de badges afin de leur permettre dès leur arrivée le matin de prendre connaissance des bureaux et des casiers disponibles, ou encore de réserver des salles de réunion en temps réel ?

A noter que le smart-office est aujourd’hui adapté à tout type d’entreprise, qu’elle soit petite ou grande.

Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ?

Le smart office offre de nombreux avantages du côté des salariés, comme celui de l’entreprise :

• il améliore la qualité de vie au travail : l’innovation technologique peut être utilisée comme un vecteur de bien-être au travail. Un bureau connecté peut ainsi fournir directement des informations concernant les conditions de température, d’humidité, de qualité de l’air, de qualité lumineuse, mais aussi de confort sonore, puis les adapter afin de maximiser le confort des collaborateurs. Un atout non négligeable lorsque l’on sait qu’un bureau dont la qualité de l’air est mauvaise réduit les performances cognitives de 60 %.
• il optimise la productivité des collaborateurs : le facteur bien-être est en effet source de motivation pour un salarié et la mise à disposition d’outils digitaux lui permet de réaliser des gains de temps non négligeables, favorisant ainsi sa productivité.
• il améliore l’expérience collaborateur, favorise l’engagement et attire les talents : le monitoring des espaces de travail permet par exemple de faire connaître en temps réel les salles disponibles et d'éviter les doublons. Pour les collaborateurs ayant passé plusieurs mois en télétravail pendant la crise sanitaire, il est important que leurs bureaux en entreprise soient mieux équipés que leur domicile. La qualité de l’espace de travail est ainsi aujourd’hui un critère déterminant dans le choix d’un futur employeur.
• il optimise le travail collaboratif : la mise en place d’outils de collaboration, de chat et de partage de fichiers permet de fluidifier la communication entre les salariés, mais aussi de simplifier l’organisation du planning.
• il favorise le travail nomade : l’heure est aujourd’hui au flex office et l’espace de travail doit être modulable au gré des envies du collaborateur.
• il permet d'optimiser la surface des locaux et de réaliser des économies : grâce au pilotage du chauffage, de la ventilation et/ou de la climatisation en fonction des données captées, mais aussi du taux d’occupation des salles, il est possible pour l’entreprise d’optimiser la consommation énergétique des bureaux, de réduire les espaces occupées et les coûts liés à l’entretien des salles.

(1) Enquête réalisée en mai et juin 2020 par Bureaux A Partager